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Lancer un hackathon à distance



Alors que le format des hackathons connaissait une phase de stagnation, la Covid-19 est venu remettre en avant ce type de challenge et plus particulièrement le hackathon virtuel en rassemblant parfois plus de 42 000 personnes en ligne, comme en Allemagne avec l’évènement « Hack the crisis » en mars 2020.


Pour rappel, Hackathon est la contraction de -hack qui signifie « bidouiller » et de -athon du mot « marathon ». Il s’agit généralement d’un évènement organisé sur une période maximum de 48h. Les participants regroupés en équipe coopèrent dans un environnement dynamique et stimulant afin de faire naître une intelligence collective. Les participants peuvent être accompagnés par des mentors qui doivent s’assurer d’accompagner l’évolution des projets d’équipe et répondre aux questions afin d’entretenir l’effet créatif du groupe.


Que faut-il faire pour lancer à votre tour un hackathon ou plus généralement un challenge d’open innovation digital au sein de votre écosystème ? Et quels sont les avantages à ce type de format ?


Pourquoi organiser un challenge d'open innovation ?


Les challenges ou concours présentent de nombreux bénéfices lorsqu’un cadrage en amont a été réalisé et que les résultats de l’évènement seront exploités au cours des mois suivants. Nous avons identifié trois bénéfices principaux.


Multiplier les solutions innovantes


La particularité d’un hackathon est de rassembler sur un temps relativement court des collaborateurs et des talents externes autour de thématiques ciblées « business » auxquelles ils devront apporter des solutions. Ils collaboreront ainsi au sein de petites équipes projets destinées à résoudre les problématiques. Plus il y a d’équipes, plus il y aura de résultat.


Néanmoins, le plus intéressant est d’observer la multidisciplinarité au sein des équipes qui permet de construire des projets complexes et solides ce qui en fait de très bons candidats. Plus que la quantité de concepts innovants qui découlent de ces évènements, il faut retenir la qualité des dossiers qui sont préparés et présentés. Cela peut réellement booster la créativité les membres de votre organisation.


Engager vos équipes et générer de la motivation


Le hackathon peut, s’il est bien planifié et exécuté de son cadrage à sa clôture, engager vos équipes en interne car il leur permet de les sensibiliser à l’innovation, aux méthodes et aux outils facilitateurs. Comme nous l’avons dit précédemment, la multidisciplinarité des équipes permet de construire des projets complexes grâce à la somme des connaissances mais également d’apprendre des méthodes de travail différentes. Cet ensemble de nouvelles connaissances et de compétences génèrera de la motivation en interne. Elle permettra aussi aux équipes d’explorer au-delà de votre business.


Pour créer de l’engagement, le hackathon ou le challenge d’innovation ne doit être un simple évènement de passage. Il doit s’ancrer dans une dynamique vertueuse où les résultats des challenges sont explorés, développés. Ne pas exploiter ces résultats entrainerait à moyen terme de la frustration. Les collaborateurs ayant l’impression de ne pas être pleinement entendus et reconnus seront les premiers touchés par ce sentiment. Ainsi, les challenges suivants risquent de voir leur participation chuter malgré vos efforts en communication. (Voir la courbe ci-dessous)


Attirer les talents en cultivant votre marque employeur


Les challenges d’Open innovation comme les hackathons permettent à l’entreprise organisatrice d’attirer de nombreux talents. Ces évènements sont la vitrine de la stratégie d’entreprise et des partenariats qui sont tissés. Ils sont l’occasion de faire grandir l’écosystème qui gravite autour et qui soutient les démarches d’innovation de votre organisation. Faites appel à des startups, à des universités, des consommateurs, etc. Les évènements de ce type permettent de montrer à l’ensemble d’une communauté qu’ils sont à la pointe. En répétant les présences sur des événements de ce type, les organisations sont petit-à-petit perçus comme des recruteurs, en pérennisant les relations avec les participants externes et elles finissent par attirer plus de candidats. C’est l’histoire de la marque qui va attirer les talents.



Définir les objectifs et les résultats à atteindre


Avant de mettre en mouvement toutes vos forces de communication, vous devez vous réunir et définir les objectifs de votre challenge, mener un cadrage stratégique. Les enjeux peuvent être différents d’un évènement à un autre :

  • certains privilégieront la dimension RH avec la force d’attraction des talents dans ce type d’évènement,

  • d’autres mettront l’accent sur la nécessité de créer de nouveaux produits, services ou bien la dynamique d’apprentissage que permet ce genre d’évènement.


La définition de l’objectif de votre challenge vous permettra de définir les critères de formation des équipes.

Définissez ensuite les moyens dont vous aurez besoin pour lancer ce hackathon à distance et aussi des partenaires à mobiliser pour ce projet.



La préparation du hackathon à ne pas négliger


Une fois ces objectifs bien définis, à vous de définir l’ensemble des règles secondaires qui régissent votre challenge : agenda, déroulé et animation de l’évènement, membres de l’écosystème à mobiliser, système de vote, livrables attendus, préparation des différents toolkits, récompenses prévues, règlement de participation, etc.

Il vous faudra rédiger un plan de communication en mettant en avant l’ensemble de ces éléments pour attirer et donner envie aux participants.


Si vous souhaitez réaliser cet évènement à distance vous aurez à gérer toute la logistique informatique et la préparation du kick-off, des réunions intermédiaires, des webinaires, des sessions de e-learning et enfin de la cérémonie des résultats finaux avec la remise des récompenses. Nous vous conseillons de créer un planning et de le tenir à jour des éventuels retards. Afin d’adapter le Hackathon à un format digital à distance, Innovative Community a pensé une solution digitale personnalisable permettant aux participants de vivre le hackathon à distance comme s’ils y étaient.




Un outil digital unique pour organiser vos appels à idées et challenges d’innovation interne à distance, en présentiel ou en mix présentiel-digital


Chez Innovative Community, nous avons créé un outil d’organisation de challenges en ligne pour les entreprises.

À l’aide d’une web-app : Campus, nous offrons la possibilité aux entreprises de présenter leur challenge avec diverses rubriques personnalisables : présentation du challenge, Agenda, Jury, Equipes, Règlement etc. Un formulaire de participation est également disponible pour renseigner les critères que le participant recherche. Nous avons mis en place un espace de contribution afin de permettre aux utilisateurs de réagir et de commenter les idées afin de les faire avancer. Les jurés auront ainsi la possibilité de noter chacune des contributions selon un système définit en amont.

Soucieux de la confidentialité des données internes, la web app créé automatiquement une page publique consultable par tous les partenaires externes.Enfin, nous mettons à disposition un tableau de bord spécifique à chacun des challenges pour suivre l’engagement des collaborateurs dans leurs démarches d’innovation.



Conclusion

N’oubliez pas que l’open innovation est une des clés afin de garder de l’engagement auprès de vos équipes. Elle permet à tous de se sentir impliqués dans la vie de l’entreprise.

Maintenant que vous connaissez les avantages d’un hackathon : lancez votre propre challenge interne dans votre entreprise !



Arnaud Groff, CEO @ Innovative Community


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